为进一步规范会议安排、会议议题提报、重要事项请示（报告）等工作程序，不断提高工作效率，保证会议质量，现就有关事项通知如下：
一、关于每周会议安排
（一）党委会、校长办公会
由党委会、校长办公会的会议主持人根据实际情况适时安排，并列入每周会议安排表，如遇特殊情况可随时召开。
（二）主管校领导安排的会议
由校领导根据工作需要提出即可，有关单位、部门按照校领导要求完成相关会议准备工作。
（三）部门安排的会议
由各单位、部门负责人根据工作需要提出，拟定会议日程并形成相关书面材料，于每周五上午12:00前（如遇节假日，提前至放假前1天）报主管校领导审批同意方可安排。
（四）会议征集与协调
学校办公室于每周五下午4:00前（如遇节假日，提前至放假前1天）向每位校领导征集下周会议安排计划，汇总整理形成周会议安排表，报学校主要负责人审定发布。会议表发布后原则上不做变更，特殊情况除外。
二、关于会议议题的提报
（一）学校党委会议题
党委会议题提报必须严格遵守《齐鲁工业大学党委会会议程序》（齐鲁工大办字〔2014〕3号）、《中共齐鲁工业大学委员会议事规则》（齐鲁工大党字〔2014〕19号）的有关规定，具体提报程序和要求如下：
1.议题提报时限
议题应于党委会前3天（一般于每周四下午5:00前）提报，特殊情况除外。
2.议题提报程序
（1）提请党委会审议的议题，各单位、部门需填制《齐鲁工业大学党委会议题提报表》（见附件1），经学校主管领导和会议主持领导签署意见后，连同议题材料1份送学校办公室备案；
（2）提报的议题凡涉及多个单位的，由牵头部门负责协商，取得一致意见后按程序提报；条件不成熟的议题不得提交会议。
3.议题提报要求
（1）议题必须以书面形式提报，议题题目要言简意赅。有关汇报材料的准备工作由议题提报单位负责；
（2）汇报材料要统一版式，一律用A4纸单面打印，并在首页左上角标明“党委会审议材料”（具体式样见附件2），并在党委会前呈送全体党委委员；
（3）议题汇报要简洁明了、切中主题，议题汇报单位参会人员一般不超过2人。
4.议题整理汇总
（1）由学校办公室负责对议题进行汇总制表，经办公室主任初审后，报送党委会主持领导审核确定。议题中如有涉及学校重要事项，须按照《齐鲁工业大学重要事项联审会签制度》（齐鲁工大办字〔2016〕3号）文件的有关规定进行联审会签；
（2）议题审核确定后，由学校办公室负责呈送学校党委委员，并将有关信息反馈到有关议题提报单位；
（3）议题表一经确定，除重大、特殊情况外，原则上不再变动。
（二）校长办公会议题
校长办公会议题必须严格遵守《齐鲁工业大学校长办公会议事规则》（齐鲁工大党字〔2014〕19号）有关规定，参照党委会议题提报程序和要求执行。议题中如有涉及学校“三重一大”事项，须按照《齐鲁工业大学重要事项联审会签制度》（齐鲁工大办字〔2016〕3号）文件的有关规定进行联审会签。
三、关于重要事项的请示（报告）
1.重要事项的请示（报告）必须以书面正式公文形式报送学校办公室，由学校办公室按照公文处理程序办理，不得以电话或口头形式汇报；如遇紧急情况，可先口头汇报后再补交正式公文。
2.除校领导要求直接报送的材料外，重要事项的请示（报告）不应报送或直送校领导个人。
四、关于约请校领导出席重要活动
承办单位约请校领导出席重要活动，要提前填报《约请校领导出席重要活动申报单》（见附件3），经单位主要负责人签字后，报送学校办公室主任审批。
学校办公室
2016年5月27日
